音楽イベントで、定員が決まっている場合など、参加申込者のチケット抽選を行うことがあります。

この記事では、チケット抽選を行う流れやポイントを紹介します。

抽選方法を告知時に案内する

イベント告知時に、抽選があることや、どのように抽選を行うかをアナウンスしましょう。

• 抽選があること
• 定員数
• 申込締切日
• 申込方法
• 当選・落選の連絡方法
• 当選後のお支払い方法
• キャンセル時の流れ

特に締切日は目立つように記載しましょう。SNSでの告知だけでなく、特設サイトやプレスリリースでも分かりやすく掲載しましょう。

参加申込を受け付ける

Googleフォームなどで参加申込を受け付けましょう。説明文にも抽選に関する注意事項を記載しましょう。

申込受付を締め切る

締切日になったら、Googleフォームを閉じるなど申込受付を終えましょう。

抽選を行う

集まった参加希望者の情報を整理し、申込被りがないかや対象年齢が大丈夫か等を確認しましょう。

整理できたら定員数に絞るために公平に抽選しましょう。何かランダムに当選・落選を決めるツールを使ってもよいでしょう。

当日キャンセルを防ぐためには、イベント会場から遠くの場所にお住まいの方には注意が必要です。可能であれば来場が本当に可能かを問い合わせると安心です。

当選/落選をお知らせする

ここでは『星空ごこち 2023』で実際に送ったメールを元に紹介します。（BCCの宛先は隠しています）

当選者への案内メール

当選通知なので件名は「当選のお知らせ」にしましょう。

申込のお礼や今後の流れを伝えつつ、申込数・キャンセル待ちの数を伝え、万が一キャンセルの場合は必ず・早めに連絡してもらうようにお願いしましょう。

おまけとして、プレイリストやポッドキャストなど、イベント当日をより楽しみにさせるようなコンテンツもお届けするとよいでしょう。

落選者への案内メール

落選メールは悲しいものです。イベントに興味を持ってくれたことに感謝しつつ、次のイベントにまた来てもらえるように丁寧に連絡することを心がけましょう。

また、当選者がキャンセルした場合に繰上げ当選の対応をすることになります。落選ではあるが、あくまでもキャンセル待ちであることを伝えましょう。

キャンセル・繰上げ当選の対応

もし当選者からキャンセルの返信が来た場合、落選者から繰上げ当選を行います。キャンセル人数にもよりますが、落選者の中でもランダムに優先順位をつけておきましょう。

企画側として最もダメージを受けるのは当日キャンセルです。事前に連絡頂くキャンセルは有り難いという姿勢で、参加申込者にも「万が一キャンセルの時は事前に連絡してね」とお願いしましょう。

例えば筆者はSNSやWEBサイト、メールでは以下のような内容を伝えています。

・多くのお客様が楽しみにしていますので、当選した後キャンセルされる方は必ず事前にご連絡お願い致します。

・なお、公演①は合計190名近くのお申し込みを頂き、抽選の上で当選者が決まりました。多くの方が落選・キャンセル待ちとなっておりますので、万が一キャンセルを希望される場合は、事前に・早めにご連絡頂くようお願いします。

抽選のある音楽イベントを成功させよう！

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