音楽イベントを安全に運営するために、事前に参加者に注意事項を伝えることがあります。

この記事では、会場ルールや運営方針、コロナ対策など、事前に参加者に伝えておきたい注意事項について紹介します。

なぜ事前に注意事項を伝えるのか

イベントは、規模が大きくなるほど何らかのトラブルが起こる確率が高まります。イベント開催や当日の演奏時間に影響が出ないように、事前に注意事項として参加者にルールを伝えておくと安心です。

注意事項を伝えることで、以下のようなメリットがあります。

• 借りている会場のルールを参加者に守ってもらえる
• 何かトラブルがあった際に「注意事項を事前に提示しているので」と伝えることができる
• 返金対応のルールを提示しておくことで、お金周りのトラブルが少なくなる
• 感染対策に配慮しているイベントという姿勢が伝わる

注意事項に載せたい内容

筆者が企画した『Pluto Sparkle vol.2』と『星空ごこち』の注意事項を元に、載せたい内容を紹介します。

会場内での注意事項

会場を借りるからには、大切に利用する必要があります。特に重要文化財などの場合は、木造家具などを傷つけてしまうと修繕費を賠償しなければいけないということもあります。

駐車場の有無やお手洗いの場所や数なども、会場に合わせて事前に案内しておくと安心です。その他にも、音量制限や貸出時間を踏まえて、スムーズな運営ができるような項目を作りましょう。

＜会場内での注意事項＞

・会場には駐車場がありませんので、公共交通機関をご利用の上ご来場お願いします。
・会場内では飲食禁止となります。
・イベント中また前後などに叫んだり大きな声を出すなどの行為は控えて頂けますようご協力お願いします。
・会場撤収時間の関係で、公演後は速やかにご退場をお願いします。
・建造物や家具、備品などを傷つけないようにご協力頂けますと幸いです。
・会場内は全面禁煙となります。

『Pluto Sparkle vol.2』

運営に関する注意事項

何らかのトラブルが起きたときの免責事項となる項目です。念のため挙げておくと安心です。

撮影許可に関しても、イベントの方針を伝えておくことで、出演者とのトラブルを回避することができます。

＜運営に関する注意事項＞

・主催者、会場、アーティストは、会場内での事故・紛失・盗難・ケガ・病気等の責任を一切負いません。
・ステージ演奏中の録音/撮影は禁止いたします。
・会場内において、スタッフの指示に従わない方や、他の来場者への迷惑行為が認められた場合には直ちにご退場いただきます。その場合のチケットの払い戻しは一切行いません。

『Pluto Sparkle vol.2』

チケット購入についての注意事項

チケットに関して特別な注意事項があれば告知しましょう。

例えば筆者が企画したプラネタリウムライブ『星空ごこち』では定員に限りがあるため、事前に日付を決めて申し込みを締め切り抽選を行っていました。

・各公演100名の定員となり、定員以上のお申し込みがあった場合は抽選となります。毎回満席となっているため、当日券が出ない可能性があります。参加を希望される方は必ず事前のご予約をお願い致します。
・参加を希望される方は【1月23日(月)】までに以下のフォームよりお申し込みください。当選者のみ主催の「公益財団法人 新宿未来創造財団」より当選案内を郵送いたします。（メールでもご案内いたします）
・料金は当日現金お支払いとなります。多くのお客様が楽しみにしていますので、当選した後キャンセルされる方は必ず事前にご連絡お願い致します。
・お申し込みにあたって取得する個人情報は、当該コンサートに係る諸連絡の目的のみに利用するものとし、それ以外の目的では利用しません
※対象は小学生以上となります

『星空ごこち』

新型コロナウイルス感染対策

2022年などコロナ禍に開催するイベントは「きちんと感染対策を挙げること」が推奨されていました。

• 音楽コンサートにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン
• 東京都感染拡大防止チェックシート

マスク着用やアルコール消毒などの感染対策については、国や都道府県から最新の情報を得るようにしてください。

＜新型コロナウイルス感染対策＞

・就学前児を除き、入場にはマスク着用が必須となります。不織布マスクを推奨いたします。
・入場時には、手指のアルコール消毒にご協力お願いします。
・新型コロナウイルス接触確認アプリ（COCOA）のインストールおよび接触確認設定をお願いします。
・マイナンバーカードをお持ちの方は、新型コロナウイルスの接種証明書のアプリをインストールおよび設定をお願いします。
・入場チケットは、非接触対策として「teket」を利用し、QRコードを提示することで入場可能な仕組みとします。
・チケット申し込み時に入力頂いた参加者のお名前、ご住所、連絡先（携帯電話番号）は感染発覚時の保健所への情報共有の用途に限定して、お申し込み情報を会場に共有させて頂きます。
・会場内では、大声での会話や掛け声、マスクを外しての会話は控えて頂けますようお願いします。
・原則としてお客さまの自己都合による払い戻しは行いません。自己申告に基づき自身の健康に不安があり来場・入場されないお客さまに関しては、3日以上前のご連絡に限りチケット料金の払い戻しを致します。（手数料等は除く）当日入口の検温時に37.5°以上の発熱および濃厚接触者と認められ入場不可となったお客さまに関しては、払い戻しの対象となりませんのでご了承ください。
・その他、感染状況によっては公演の中止/延期、時間変更などの可能性もございます。随時チケット購入者へのメッセージや特設サイト等でお知らせさせて頂きます。

『Pluto Sparkle vol.2』

注意事項を準備しよう！

他にもイベント企画に関する記事を書いています。少しでも参考なれば幸いです！