当日支払いや事前抽選のあるイベントでは、すぐにチケット購入をせずとも参加希望者の予約申込を受け付けたい時があります。

この記事では、予約申込をGoogleフォームを使って管理するメリットや、おすすめのフォーム項目・設定について紹介します。

Googleフォームを使うメリット

Googleが提供するオンラインフォーム作成ツール『Googleフォーム』を使うメリットは以下などです。

• 無料で利用できる
• 参加者視点で使いやすいUIをしている
• 申込情報の管理が見やすい
• Googleスプレッドシートと連携することで、申込があった時にメールで通知が来るように設定できる
• 情報管理の視点で、Googleが管理しているため個人情報漏洩リスクが少ない

予約申込を受け付けるツールは複数ありますが、上記のようにGoogleフォームに多くのメリットがあるため、筆者も最も重宝しています。

おすすめのフォーム項目

実際に『星空ごこち 2023』で使用したフォームを元に紹介します。

名前

参加者の名前は必須項目です。ふりがなも回収すると、何かあった時に便利です。

人数

人数も必須項目です。学生や子供など、チケット区分がある場合は分けて記入頂くように記載しましょう。

連絡先（メールアドレス・電話番号・住所）

連絡先も必須項目です。Gmailから返信する場合、相手の設定やアドレスによっては迷惑メールフォルダに振り分けられることが昔はよくありました。筆者は今だに以下のような注意事項を記載しています。

郵送対応が発生する場合は、住所や郵便番号も回収しましょう。

自由コメント

参加情報には直接関係ないのですが、任意項目で自由コメントを用意しておくと、参加者が意気込みや出演者へのメッセージを書いてくれることがあるのでおすすめです。

嬉しいコメントを出演者やスタッフ、会場に共有することで、イベント前から当日がより楽しみになったり、モチベーションが高まったりします。

1/23まで申し込み受付中のプラネタリウムライブ『星空ごこち』に届いたメッセージを一部紹介。

出演者にも共有させて頂きます。企画側へのコメントも大変励みになります。ありがとうございます！

星空ごこち 2023 プラネタリウムライブ | 2/12(日) 新宿コズミックセンターhttps://t.co/FlkXZWtEG2 pic.twitter.com/jJZ69KYwDH

— orange plus music 音楽イベント企画 (@orangeplusmusic) January 8, 2023

おすすめ設定

フォーム項目ではない部分で、おすすめの設定を紹介します。

タイトル・説明文

フォームのタイトルと説明文には、詳しく情報を記載しましょう。

• 何のイベントのフォームか
• 申込締切や対象年齢などの注意事項
• 特設サイトのURL

画像

せっかくなので雰囲気をつくるために、フライヤーに関連したビジュアルを画像登録しましょう。

「回答のコピーを回答者に送信」をオンに

この設定を「常に表示」にすることで、参加申込者が申し込んだ内容を自身のメールアドレスに自動返信させることができます。

参加者は、申し込んだことや内容を忘れるもの。「何人で申し込みましたっけ？」という問い合わせが多くきてしまうと大変ですし、参加者にとって親切になるので、必ずこの設定をしておきましょう。

「●● と信頼できる組織のユーザーに限定する」をオフに

簡単に言うと「フォーム作成者以外もフォームに申し込めるよ」という設定です。ここを忘れると誰も参加申込できなくなるので、必ず設定しましょう。

フォームが完成した時に、シークレットウィンドウで開いて参加申込できることを確認することをおすすめします。

送信後の確認メッセージ

参加者がフォームに回答した後に表示されるメッセージを設定できます。感謝の気持ちや今後の流れ、特設サイトのURLなどを設定しましょう。

Googleフォームを使おう！

他にもイベント企画に関する記事を書いています。少しでも参考なれば幸いです！