この記事は、音楽イベントを自分で開催したい！と思っている方へ向けて、大まかな流れの紹介と、より魅力的なイベントを実現するためのポイントについて書いた連載記事です。

新型コロナウイルスの感染拡大により、音楽イベントの数は減ってしまいました。それでも、音楽は心に光を届けてくれるもの。

プラネタリウムやゲストハウスなどで、最大150名規模の音楽イベント企画を開催してきた立場から、今後も小さくてもあたたかい音楽の場・文化の灯が続いていくことを願って、イベントづくりで経験してきたことを記事にまとめて発信することにしました。

全部で9記事あり、今見ている記事は6記事目です。各記事に書いている内容や、どんな人が書いているかは1記事目に書いています。

細々とした当日までの準備

イベント情報の告知をして、集客数が増えてきたら、いざ本番の準備です。企画者はイベント全体の責任者でもあるので、様々なことに心を配らせる必要があります。

一番重要なのはお客さんの満足度ですが、同じくらい、出演者や会場関係者、スタッフに満足のいく形でイベントに関ってもらうことも重要になります。

お客さんが当日どのように会場を動くか。出演者が存分にパフォーマンスを行うために何が必要か。スタッフが当日スムーズに動くために、事前に会場に相談しておくことはないか。もし何か当日にトラブルが起こった場合どう対応すべきか・・。

細々とした考え事は多くありますが、イベント当日の全員の動きを想像し、事前に関係者に共有しておくことが大事です。その共有資料が進行表・タイムテーブルになります。

進行表・タイムテーブルによって、当日の動きが具体化される

進行表・タイムテーブルとは、当日の準備・撤収を含めた時間軸の中で、誰がどう動くかを記した資料です。合わせてステージ位置などの図面や、トラブル対応の想定、緊急連絡先などを記すこともあります。

関係者に配布するために、進行表・タイムテーブルは印刷して持参しましょう。控室などに貼る用の予備もあると便利です。企画者はクリップバインダーやファイル、ボールペンなども持っておくと、咄嗟にメモできるのでおすすめです。

集合は誰がどこに何時に集まる必要があるのか。持ってくるものは何か。一般的には企画者とPAチームが先に会場入りし、機材的な設営を始めます。企画者は同時に、ステージや控室、受付などの配置確認や、会場との受付やライブ開始に伴うオペレーション確認を行います。

次に出演者が到着し、リハーサルへと移ります。PAチームに音響部分はお任せしつつも、入り捌けの流れや、イベントとしてどういうパフォーマンスを楽しみにしているかなどは企画者から伝えましょう。

リハーサルが終われば、いよいよ開演準備。受付の流れや配布物、予約者リストなどを確認します。出演者やPAの準備を確認した上で開場し、開演時間となりお客さんがある程度集まってきたら本番開始ーーという流れになります。

レポート記事の記録のためスチールや映像のカメラマンやライターに参加してもらうこともあるでしょう。その際はリハーサルから入ってもらい、場所や動きの確認や、どんなカットを撮影して欲しいか、イベントの見どころなどを共有しましょう。

期待を高める関係者とのコミュニケーション

告知のタイミングまでは、告知ビジュアルやプレスリリースの確認などで関係者とのやりとりが発生しますが、告知後はコミュニケーションが減ってしまうものです。

もちろん、不必要な連絡は相手の手間になってしまうので連絡はまとめてするべきですが、何もせずに当日を迎えるよりは、うまく当日の期待感を高めていった方が、関わるそれぞれの人にとっても、イベントがより特別な時間になってくれるでしょう。

集客数がうまく伸びている時は、告知後に関係者に一度その旨を共有すると、安心感に繋がるのでおすすめです。また、告知時の反響ツイートなどを共有することで、楽しみな気持ちを分かち合うことができます。企画者としては、できるだけ事務的なやりとりではなく、イベントが楽しみになるやりとりを意識しましょう。

本番2〜7日前などには、改めて関係者に集合時間や持ち物を伝え、「楽しみにしています！よろしくお願いします！」と伝えましょう。

関係者がワクワクしてイベントに向き合ってくれればくれるほど、もっとこうしたら面白いんじゃないか？という新しいアイディアが生まれたり、当日に「今日のために準備してきました！」というサプライズが生まれたりするものです。自分も、アーティストがMCで企画者へのお礼を言ってくれたり、「今日のための曲です！」なんて言ってくれたりした時があり、とても嬉しい気持ちになりました。

企画者は、自分の企画の実現のために関係者にお願いする、という形に止まらない方が楽しいです。企画者は、イベントというやりがい・楽しい時間を関係者と共有し、チームとして一緒にその至福の瞬間を作るためのプロジェクトリーダーなのです。

期待を高めるお客さんとのコミュニケーション

イベントへの期待を高めるのはお客さんも同じです。特に当日支払いのイベントだと、ちょっとしたことで直前キャンセルに繋がりやすいので、当日までイベントのことを気にかけてもらうようなコミュニケーションが大切です。

イベント前は、様々な角度からイベントの魅力を伝えましょう。出演者ひとつとっても、企画者が好きな楽曲、なぜオファーしたか、どんなパフォーマンスが期待できるか、など発信できる情報は色々あります。

イベントの数日前も、お客さんに改めてイベント情報をメールで送りましょう。早めに来るといい席がとれます！など時間に間に合わせたくなる情報があると、イベント開始時刻に人が集まりやすいです。逆に万が一遅刻した場合の入場方法や、キャンセルする時の連絡方法も添えて送っておけると当日の対応がよりスムーズになります。

当日会場に入る前も、入口や会場外に印刷したフライヤーが貼ってあることで、イベントに来たんだ！とワクワクします。開場後も、BGMが鳴っていたり、配布物があることで、ドキドキします。お客さんの動きを細かく想像しながら、それぞれのタイミングでテンションをあげる工夫を施していきましょう。

イベント後はBGMの中、世界観に浸ったまま会場を後にします。企画者がイベントの感想をツイートすると、お客さん側も呟きやすいです。SNSで発信された感想を探し、いいね！するなどコミュニケーションをとっていくことで、また次のイベントのファンになってくれる可能性もあります。

企画者は当日の現場で何を意識すべきか

企画者が当日すべき最も重要なこと。それは現場のテンションをあげることです。

例えばリハーサルで最も重要なのは「拍手をする」「演奏が最高だと伝える」ことです。単なる音響チェックになってしまうと、出演者は「これでいいのかな？」と不安を感じることもあります。企画者は自然と最高だ！と思っていると思いますが、それを言葉にして表し、現場の雰囲気をほぐし、本番を楽しみにしてもらうことがとても重要な仕事です。

企画者は裏方です。実際に音楽を届けるのはアーティストですし、音響を調整するのもPAです。そうなると、やれることは現場の空気を変えることのみなのです。楽しい空気にして、わくわくした気持ちにさせる。少しトーンをおとし、集中する時間をつくる。緊張をとき、リラックスさせる。これらはすべて本番のパフォーマンスに影響を与えます。これは、企画者のディレクションにかかってるのです。

その他の例だと、空調や空気の流れを気にしたり、リハーサル含めBGMを雰囲気に合わせて準備したり、スタッフの水やお菓子・食事を準備したり・・などが挙げられます。些細な気遣いの積み重ねですが、ちょっとしたことで人の感情は変わるもの。ならば自分が汗をかいて、みんなをスムーズにイベントに集中してもらうが裏方としての役目でしょう。

アーティストのマネージャーさんや、会場関係者など、イベント現場で初めて会う方もいるかもしれません。企画者はできるだけ関係者全員と話すことを心がけましょう。人は少し言葉を話しただけで、なんとなくその人を応援したくなるもの。心地よいイベントは、心地よい気持ちの連鎖、心地よい運営から生まるのです。

その他の記事について

次は、⑥音楽イベント後に行うPRや事務対応についてについて紹介します。

その他の記事についても、以下のリンクから閲覧いただけます。