この記事ではスケジュール編として、企画書におけるスケジュール部分の作り方について紹介します。

イベント日時と告知日を決める

企画書を作る段階では、まだ内容が決まっていない部分もあることから、細かくスケジュールを作ることが難しいこともあります。最低限、以下の2つは決めましょう。

• イベント日時
• 告知日

「イベント日時」は、会場側と調整する必要があります。平日夜や祝日のお昼など、希望となる日程や、曜日・時間を決めましょう。

「告知日」とは、イベントを開催することをSNSやメディアで情報解禁する日です。仮でよいので、ざっくりこの辺では告知したい！と決めてしまいましょう。

一般的には、遅くてもイベント開催の一ヶ月前には告知をした方がよいです。なぜなら、世の中にはたくさんのイベントや遊びが溢れており、先の予定はすぐに埋まってしまうからです。

告知日から逆算できるスケジュール

告知をするためには、以下が必要になります。

• 企画が固まっている
• 会場が決まっている
• 出演者が決まっている
• 告知するための情報が整理されている（ビジュアル、プレスリリース等）

よって、告知日が決まると、自然と以下のようなスケジュールも計算できます。

• いつまでに企画を固めるか
• いつまでに会場が決まっているか
• いつまでに出演者が決まっているか
• いつまでに告知に使うビジュアルの制作依頼をするか
• いつまでに告知に使うビジュアルが完成しているか
• いつまでに告知に使うプレスリリースを完成させるか

告知までに準備することは意外と多いので、前もって動いていかないと、直前になって「間に合わない！告知日をずらそう、、」となり、結果的に集客数が伸びないという悪い結果に繋がってしまいます。

企画段階でイベント全体のタスクをざっくり洗い出し、スケジュール立てて進めていくイメージを持つことが大切です。

企画書への載せ方

想定している範囲のスケジュールは、企画書に載せましょう。例えばプレスリリースは告知前に出演者や会場に確認いただく必要があります。事前にスケジュールを共有しておくことで、スムーズに準備を進めることができるのです。

上記のように、ざっくり「何月に何をする」という書き方でも十分でしょう。もちろん、ガントチャートやスケジュール表などレイアウトを工夫するとより見やすくなります。

企画書を作ろう！

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