音楽イベントの作り方

〜初めてDIYで企画する人向けのノウハウまとめ〜

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このブログ『音楽イベントの作り方』は、音楽イベント企画『orange plus music』が日々執筆しています。自分の好きな「穏やかな音楽」を好きになって欲しいという思いで、2018年よりプラネタリウム・ゲストハウス・演芸場・重要文化財など様々な場所でライブイベントを開催。また本業では会社員としてデジタルマーケティングやクリエイティブ制作の広告代理業にディレクターポジションで関わっています。音楽の場が継続していくために、自らイベントを企画する人が増えることを願って、企画段階から告知、準備、運営、事後まで含めた音楽イベントづくりの豆知識を記事で発信しています。

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音楽イベントにおける企画書の作り方:スケジュール編

2023.03.09

音楽イベントにおける企画書の作り方:スケジュール編

この記事ではスケジュール編として、企画書におけるスケジュール部分の作り方について紹介します。

イベント日時と告知日を決める

企画書を作る段階では、まだ内容が決まっていない部分もあることから、細かくスケジュールを作ることが難しいこともあります。最低限、以下の2つは決めましょう。

  • イベント日時
  • 告知日

「イベント日時」は、会場側と調整する必要があります。平日夜や祝日のお昼など、希望となる日程や、曜日・時間を決めましょう。

「告知日」とは、イベントを開催することをSNSやメディアで情報解禁する日です。仮でよいので、ざっくりこの辺では告知したい!と決めてしまいましょう。

一般的には、遅くてもイベント開催の一ヶ月前には告知をした方がよいです。なぜなら、世の中にはたくさんのイベントや遊びが溢れており、先の予定はすぐに埋まってしまうからです。

告知日から逆算できるスケジュール

告知をするためには、以下が必要になります。

  • 企画が固まっている
  • 会場が決まっている
  • 出演者が決まっている
  • 告知するための情報が整理されている(ビジュアル、プレスリリース等)

よって、告知日が決まると、自然と以下のようなスケジュールも計算できます。

  • いつまでに企画を固めるか
  • いつまでに会場が決まっているか
  • いつまでに出演者が決まっているか
  • いつまでに告知に使うビジュアルの制作依頼をするか
  • いつまでに告知に使うビジュアルが完成しているか
  • いつまでに告知に使うプレスリリースを完成させるか

告知までに準備することは意外と多いので、前もって動いていかないと、直前になって「間に合わない!告知日をずらそう、、」となり、結果的に集客数が伸びないという悪い結果に繋がってしまいます。

企画段階でイベント全体のタスクをざっくり洗い出し、スケジュール立てて進めていくイメージを持つことが大切です。

企画書への載せ方

想定している範囲のスケジュールは、企画書に載せましょう。例えばプレスリリースは告知前に出演者や会場に確認いただく必要があります。事前にスケジュールを共有しておくことで、スムーズに準備を進めることができるのです。

上記のように、ざっくり「何月に何をする」という書き方でも十分でしょう。もちろん、ガントチャートやスケジュール表などレイアウトを工夫するとより見やすくなります。

企画書を作ろう!

他にも企画書に関する記事を書いています。少しでも参考なれば幸いです!

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