音楽イベントでは、スケジュールや収支、タスクやスタッフ体制など、様々な情報を整理していく必要があります。

この記事では、プロジェクト管理シートを使って整理する方法ついて紹介します。

プロジェクト管理シートとは

音楽イベントは一大プロジェクト。プロジェクトにはスケジュールや収支、タスクや体制など様々な情報が溢れるため、適切に整理していく必要があります。

複数の情報を一箇所で管理する一つの方法が、プロジェクト管理シートです。表計算ができるExcel系ソフトがおすめですが、中でも多くのメリットを持つサービスがGoogleスプレッドシートです。

• 無料で利用できる
• クラウドで管理できる
• 自動保存される
• スマートフォンやタブレッドからも編集・確認できる
• 他の人に共有できる
• 表計算できる

Googleスプレッドシートの1ファイルの中で、「todo」「収支」「スケジュール」など複数のタブに分けることができ、非常に便利です。

Googleスプレッドシートを利用したプロジェクト管理シートは、手軽に利用できることから、Web制作などのクリエイティブ業界や、イベント制作の仕事の中でも使われています。

シートで管理すること例

ここでは筆者がよくプロジェクト管理シートで整理する内容を紹介します。実際はイベントに合わせて自由に整理してみてください。

各種URL

イベント準備の中でよく見直す資料やサイトなどのURLを、プロジェクト管理シートにまとめておくと迷わないので便利です。

企画書やオファー資料、機材セット図、進行表、会場図など、イベントで必要になる様々な資料にすぐアクセスすることができます。

todo/タスク

イベント準備で生まれる様々なタスクを管理することもできます。

スケジュール

ガントチャートと呼ばれるスケジュール管理シートを作成すると、視覚的にタスクと日程を管理できます。

収支

収支の計算も表計算機能により簡単にできます。売上見込や決済サービスの手数料をすぐ計算できるので、より正確に見立てを考えることができます。

体制

スタッフ体制や役割、クレジットについてもスプレッドシートで整理しておくと見返しやすいです。

PR情報

プレスリリースの配布メディアや、SNSで投稿する日付別のテキスト案など、PRに関する情報も整理していくと便利です。

その他

その他にも、機材セット図やセットリストなどイベント準備に関する情報など、よく見る情報を整理しておくと役立つでしょう。

また、イベント後の感想や反省点など振り返りを記載してくと、次のイベントを行う時に忘れずに見返せるのでおすすめです。

プロジェクト管理シートを使おう！

他にもイベント企画に関する記事を書いています。少しでも参考なれば幸いです！