音楽イベントを企画するとき、音響機材やプロジェクターなどの機材を外部業者からレンタルすることがあります。

この記事では、機材レンタルの流れを紹介します。

レンタル機材を決める

イベントの準備を進める中で、必要な機材を整理しましょう。会場にある機材、PAが持ち込む機材、出演者が持ち込む機材などを整理した上で、足りない機材をレンタルします。

例えば、筆者が企画するイベントでよくレンタルする機材は以下になります。専門分野になってくるので、リストアップはPAに相談しましょう。

• メインスピーカー（左右2個）
• スピーカースタンド（2本）
• モニタースピーカー（2~3個）
• スピーカーケーブル
• パワーアンプ
• マイクスタンド
• DI（ダイレクトボックス）

レンタル先を探す

機材が決まったら、レンタル先を探しましょう。多くの業者はWebサイトでレンタル可能な機材を公開しています。リストアップした機材が揃っている業者を選びましょう。

法人ならAZA、個人ならイベント21などがおすすめです。

問い合わせ

レンタル先が決まったら、問い合わせをしましょう。申し込みにあたり、以下のような要素を伝える必要があります。

• レンタル機材
• 搬入日時（機材受け取り日時）
• 利用日時（イベント日時）
• 搬出日時（返却日時）
• 利用場所
• 会場敷地の駐車場有無
• 申し込み責任者
• 連絡先

業者が取り扱っている機材も、在庫数には限りがあります。他の利用者が先に予約してしまうとレンタルできなくなってしまうので、イベント日から余裕を持って問い合わせるようにしましょう。

金額調整

レンタル可能！となれば、金額調整です。機材とレンタル期間を踏まえ、業者に見積もりをもらいましょう。

会場まで配送してもらう場合、配送費がかかることもあります。祝日料金が発生する場合もあるでしょう。

業者によっては「補償費」など、レンタル機材を万が一壊してしまった時の補償対応を備えた項目もあります。見積もり書をしっかり確認し、諸条件を擦り合わせた上で了承しましょう。

お支払い

業者によっても異なりますが、多くは前払いを求められます。提示された期限までに支払いましょう。

受け取り

受け取り日時に機材を受け取ります。事前に郵送で自宅に届けてもらうこともあれば、当日会場の設営前に受け取ることもあるでしょう。

当日受け取りの場合、設営開始が遅れることは絶対に避けたいことから、交通状況などで機材到着が多少遅れても設営に影響ないような受け取り時間を設定しましょう。

機材利用

イベント当日に機材を利用します。大事に使用しましょう。

到着時には、レンタル申し込みした機材が全て揃っているか確認しましょう。また梱包状況を覚えておくために、届いた状態の写真を撮っておくとよいでしょう。

機材を運ぶための台車や箱も返却する必要があります。機材を取り出した後は、ステージ裏などに綺麗に並べておき、片付け時にスムーズに収納できるようにしましょう。

返却

イベントが終われば、機材を返却します。レンタルした時の梱包状態に機材を戻し、返却しましょう。

夜のイベントだと、業者が受け取りに来れずにコンビニ返却になることもあるでしょう。返却期限を過ぎてしまうと延長料金がかかるので、忘れずに返却しましょう。

機材をレンタルしよう！

音楽イベントの中で、レンタル機材を活用していきましょう！